Rapports planifiés

Présentation

Les rapports planifiés sont le pendant récurrent du générateur de rapport instantané : au lieu de générer un PDF à la demande, OKStatus le construit pour vous selon la fréquence de votre choix et l’envoie directement à vos destinataires par email.

Les rapports planifiés sont disponibles sur les plans Max et Enterprise.

Créer une programmation

1. Allez dans Rapports et ouvrez l’onglet Programmés.

2. Cliquez sur Nouvelle programmation.

3. Donnez-lui un nom — utilisé dans l’objet de l’email et le nom du fichier PDF.

4. Sélectionnez les monitors à couvrir — tous, par tag, par groupe, ou un par un.

5. Sous Quand, choisissez le rythme et le jour :

   • Hebdomadaire — couvre les 7 derniers jours ; envoyé le jour de la semaine que vous choisissez.
   • Mensuel — couvre le mois précédent ; envoyé le 1er, le 2, le premier jour ouvré, ou le premier lundi…dimanche de chaque mois.
   • Trimestriel — couvre le trimestre précédent ; mêmes choix, de chaque trimestre.

   puis l’heure et le fuseau horaire dans lequel elle se lit.

6. Sous Contenu, réglez l’objectif SLA, le modèle, les sections à inclure et la langue de l’email et du PDF (anglais ou français).

7. Ajoutez les destinataires — tapez une adresse, puis Entrée ou une virgule. 20 au maximum.

8. Vérifiez l’aperçu à droite — le premier envoi, la période qu’il couvre, la suite, et le PDF et l’email tels qu’ils arriveront — puis Créer la programmation.

Comment fonctionne l’envoi

Une programmation est ancrée sur le calendrier. Un rapport mensuel réglé sur « le 1er, 09:00, Europe/Paris » part le 1er de chaque mois à 9 h, heure de Paris, et couvre le mois civil précédent, en entier ; un trimestriel couvre le trimestre précédent, un hebdomadaire les 7 jours qui précèdent l’envoi. La liste affiche le prochain envoi de chaque programmation : rien à calculer.

Chaque email porte le PDF en pièce jointe. Après chaque envoi, la colonne Dernier envoi dit ce qui s’est passé : Envoyé, Échec (le rapport n’a pas pu être généré ou remis), ou Refusé avec le nombre de destinataires que le serveur de messagerie a rejetés — une adresse mal saisie, le plus souvent.

Les programmations créées avant octobre 2026 avec un cycle glissant, ou un rythme semestriel ou annuel, continuent de tourner telles quelles. L’éditeur les affiche comme « conservées telles quelles » tant que vous ne choisissez pas l’un des trois rythmes ci-dessus.

Gérer les programmations

L’onglet Programmés liste toutes les programmations de votre organisation. Sur chaque ligne :

• L’interrupteur — mettre en pause une programmation sans la supprimer. En pause, elle n’envoie rien et affiche En pause à la place de son prochain envoi.
• Modifier — changer le nom, les monitors, le rythme, le contenu ou les destinataires.
• Envoyer un test — générer le rapport maintenant et vous l’envoyer, à vous seul, sans affecter les vrais envois. Le même bouton existe dans l’éditeur : M’envoyer un test.
• Dupliquer — partir de cette programmation pour en créer une nouvelle.
• Télécharger le dernier PDF — régénérer le PDF du dernier envoi.
• Supprimer — retirer définitivement la programmation.

Bonnes pratiques

• Utilisez Envoyer un test après avoir créé ou modifié une programmation pour voir l’email et le PDF avant le vrai envoi.
• Gardez la liste de destinataires limitée aux personnes qui agissent réellement dessus — elle peut être modifiée à tout moment sans recréer la programmation.
• Préférez mensuel pour le reporting SLA client et hebdomadaire pour la visibilité interne de l’équipe pendant une période de lancement ou propice aux incidents.
• Pour un rapport qui doit arriver un jour travaillé, choisissez le premier jour ouvré plutôt que le 1er.